SCOLAREL: Scolarité en ligne

Départements en cours d'expérimentation

Objectifs

SCOLAREL est une application web qui vient en complément d’APOGEE. APOGEE (Application POur la Gestion des Enseignements et des Etudiants) est une application développée par l’AMUE (Agence de Mutualisation des Universités et des Etablissements) et qui était exploitée dans 85 établissements au 07/12/2007 dont les Universités de Toulouse 1, 2 et 3.
Les objectifs de SCOLAREL sont de fiabiliser les données administratives et pédagogiques.
L’application répond aux fonctionnalités suivantes.

Acteurs concernés	Fonctionnalités
Enseignants	Saisie des notes
Direction des études	Transfert des notes vers APOGEE puis calcul des résultats dans APOGEE
Enseignants et étudiants	Vérification des notes et résultats
Direction des études	Préparation des sous-commissions et des jurys
Responsable du service scolarité	Autorisation de diffusion des résultats des jurys
Contrôle de gestion et direction des études	Suivi des cohortes

L’application doit répondre à terme aux fonctionnalités suivantes.

Acteurs concernés	Fonctionnalités
Etudiants et secrétariat pédagogique	Vérification des inscriptions pédagogiques
Enseignants et secrétariat pédagogique	Edition des listes d’étudiants par matière et par groupe
Enseignants et secrétariat pédagogique	Edition des trombinoscopes
Etudiants	Vérification des données personnelles

La plus-value de SCOLAREL par rapport à APOGEE est son accessibilité. Les données administratives sont diffusées largement par le web aux personnes intéressées et non plus limitées à un petit nombre d’utilisateurs devant se connecter sur un réseau privé de l’Université.

Une autre plus-value est le stockage de l’historique des résultats. Actuellement dans APOGEE, les résultats provisoires de jurys (ex : ATT, AT, ATB,…) sont écrasés par les résultats définitifs (ex : AJ, ADJ,…). Le stockage de l’historique de ces résultats dans SCOLAREL facilite le suivi des décisions du jury, et la génération des procès verbaux de jury.

Néanmoins, SCOLAREL ne remplace pas APOGEE. Sans en faire une liste exhaustive, les fonctionnalités suivantes continuent à se faire dans APOGEE :

Structure des enseignements,
Règles de calcul,
Inscriptions Administratives,
Inscriptions Pédagogiques,
Validation d’acquis,
Création Groupes,
Calcul des résultats,
PV de jurys,
Edition des bulletins,
Edition des attestations de réussite.

Echanges de données entre APOGEE, SCOLAREL et l’annuaire LDAP

Les maquettes de résultats sont générées par APOGEE sous forme de fichiers texte au format propriétaire. Elles peuvent être transformées en fichiers Excel ou importées dans SCOLAREL (récupération des notes et résultats officiels pour diffusion dans SCOLAREL). L’opération inverse est possible : re-génération de la maquette de résultats dans SCOLAREL pour importation dans APOGEE (récupération des notes saisies par les enseignants dans SCOLAREL pour importation dans APOGEE).
L’authentification des utilisateurs est basée sur l’annuaire LDAP de l’IUT. Pour tenir compte des cas particuliers (ex : enseignant vacataire de PST qui n’est pas dans l’annuaire IUT), il est possible de créer des comptes d’utilisateurs directement dans SCOLAREL.
La constitution des groupes d’étudiants peut être obtenue via l’annuaire LDAP, à partir des groupes créés dans APOGEE (mise à jour automatique quotidienne).
Toutes les autres données peuvent être obtenues depuis APOGEE ou BO/WEBI. Si certaines données peuvent faire l’objet d’échanges manuels (ex : maquettes de résultats APOGEE, décomposition d’un diplôme), une planification automatique des extractions de données est mise en place via BO/WEBI (résultats et inscriptions pédagogiques dans un premier temps).

Saisie des notes

Les notes sont saisies de préférence sur SCOLAREL (rappel : l’un de ses atouts est l’accessibilité). La saisie des notes peut malgré tout continuer à se faire sur APOGEE. A partir du moment où une note est connue d’APOGEE (saisie, calcul ou importation via une maquette de résultats), il n’est plus possible de modifier cette note sur SCOLAREL; toute modification (due à une erreur de saisie par exemple) devra alors se faire obligatoirement sur APOGEE. La modification sera répercutée sur SCOLAREL grâce aux échanges de données planifiés (une fois par jour) APOGEE --> SCOLAREL.

Selon les pratiques des différents départements deux stratégies peuvent être adoptées :

Une modélisation du diplôme dans APOGEE limitée aux matières du PPN. Dans ce cas, les notes sont saisies par les enseignants au niveau des matières. Ils ont la possibilité de définir plusieurs évaluations coefficientées pour la même matière et de saisir les notes au niveau des évaluations. Cette solution offre l’avantage de limiter les échanges de données entre SCOLAREL et APOGEE, facilite la maintenance des structures de diplôme dans APOGEE, donne plus de liberté aux enseignants mais ne permet pas d’éditer de bulletin de notes avec les épreuves dans APOGEE.
Une modélisation du diplôme dans APOGEE détaillée jusqu’aux épreuves. Dans ce cas, les notes sont saisies par les enseignants au niveau des épreuves ; les fonctionnalités de gestion d’évaluations doivent être désactivées au niveau des droits d’accès car elles n’ont pas d’intérêt. Cette solution offre l’avantage de pouvoir éditer des bulletins de notes avec les épreuves dans APOGEE.

Architecture logicielle

L’application est commune à tous les départements ce qui en facilite le développement. Néanmoins, pour que chacun garde son périmètre de responsabilité et son identité, chaque département dispose de sa propre base de données, de sa propre charte graphique, et de sa propre gestion des droits d’accès.